行业大型会议（如行业峰会、论坛、博览会、政府联席会议等）通常涉及跨行业、跨地域、跨层级的多方参与，然而传统办会方式因其存在效率低下、设备繁琐、系统集成困难、信息滞后、用户体验差、安全与保密性不足等问题，极大地制约了办会的效率。

        ZGIS智慧协同办会平台融合多终端协同、数据可视化与安全合规等能力，构建覆盖会议全生命周期的数字化会议管理系统。为行业会议提供高效、智能、安全的解决方案。

        ZGIS智慧协同办会平台从会前筹备的资源智能调度、会中协同的跨端信息传达，到会后的数据沉淀分析，平台通过三大阶段的闭环管理，为组织者、参与者、管理者提供一体化解决方案，实现智慧会务的全流程信息化、智能化、协同化。

会前筹备——精准统筹，智能协作

        在会前筹备阶段，通过多终端设备的无缝对接与智能化流程设计，实现了会议筹备工作的高效协同与精准管理。平台支持电脑、手机等多终端操作，提供多模板的编辑、删除、导入与导出功能，可在不同场景下灵活调整会议内容，做到一个平台多场景使用的可复用性模式。

邀约管理

        邀约管理方面，平台整合传真、邮件、电话等多渠道邀约方式，其中模板邮件支持“一键发送”功能，显著提升沟通效率；报名流程则通过一键审核、分类整理及任务分配，确保数据真实有效并精准对接服务需求。

报名信息处理

        在报名信息处理环节，平台将对提交的信息进行系统性审核，筛除无效或错误数据，避免干扰会议安排；审核通过后，按参会人员身份、所属单位、报名场次等信息进行类别分类整理，形成结构化数据表单，便于后续查询与接待安排。同时，根据报名需求（如分论坛报名、资料发放、席位安排等），支持按需分配工作人员任务，确保服务精准对接。

工作人员信息录入

        工作人员信息录入模块支持基础信息录入与权限设置（如数据查看、审批操作），明确分工至签到组、会务组、技术保障组等角色，保障职责清晰。所有模块信息实时同步，避免信息孤岛，例如报名数据可自动关联任务分配，实现进度追踪与风险预警。平台通过实时监控邀约反馈率、审核进度及任务完成情况，结合自动提醒功能（如报名截止日期、任务超时预警），降低筹备疏漏风险，确保会务筹备的高效性与可控性。

会中执行——高效协同，智能管控

        在会中执行阶段，通过智慧协同办会平台的多模块协同，实现从接待到现场管理的全流程高效管控。平台以“智能管控”为核心，依托数字化工具与自动化流程，覆盖接待分配、签到管理、分论坛安排、用餐服务、酒店调度及接送车辆管理等关键环节，确保会议执行的精准性与高效性。

领导驾驶舱

接待分配

        平台通过智能接待系统，根据嘉宾级别动态规划接待标准，同时，支持自定义接待信息（如航班、酒店、班车等），实时显示嘉宾接待状态，确保任务精准对接。

签到、用餐及座次管理

        提供扫码签到服务，覆盖用餐、接车、酒店、分论坛等场景，实现快速签到、数据统计，并推送至参会者。平台实时更新签到状态，辅助会场座位安排与资料发放，提升参会效率与用户体验感。

手动、自动排座

酒店管理

        通过数据分析精准统计用餐人数，提前进行席位布置安排；酒店管理模块提供信息查询、房型分配、入住确认等功能，支持在线浏览与实时导航，保障参会者便捷入住。

查看酒店位置                        多种地图导航                  查询嘉宾酒店信息

接送车辆管理

        平台整合车辆调度信息，支持一键申请用车与派车，遵循车人绑定、责任到人的原则，实现接送机安排的高效化和智能化，有效提升服务质量和客户满意度。

车辆安排

会后复盘——数据沉淀，价值延伸

        在会后阶段，实现会议成果的可视化呈现与深度挖掘，为后续优化提供决策依据。平台通过多维度数据整合，将参会人数、签到率、满意度调查结果等关键指标以图表形式直观呈现，覆盖参会者行为分析、议程热度评估等核心维度。通过自定义问卷模板，参会者可便捷填写反馈意见，平台统计计算综合打分结果，并生成可视化图表，为后续优化提供数据支撑。

问卷调查结果统计

        ZGIS智慧协同办会平台通过“流程数字化、管理智能化、体验人性化”的目标，构建了覆盖“筹备-执行-复盘”的智慧会务生态，已成功服务中国-东盟矿业合作论坛暨推介展示会、中国-东盟人力资源服务博览会、智博创享2025新品发布会暨技术交流研讨会等多场重大活动。

        未来，智博创享将持续拓展协同办会功能，以AI为核心，整合虚拟信息与真实环境，实现快速定位、智能语音介绍及现场操作指导等功能，强化多场景适配性，助力会务管理迈向更高层次的智能化。

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