越来越多的组织开始利用人工智能来进行知识管理，以提升内容营销效果、优化数据分析并节省时间。但人工智能究竟如何应用于知识管理？又有哪些最佳实践场景？

本文将从应用优势、典型场景和核心工具三个方面，解析人工智能如何帮助企业更高效地利用组织知识与资源。

• 人工智能用于知识管理的最大优势包括更便捷的知识共享、个性化用户体验以及节省时间。

• 人工智能在知识管理中的最佳应用场景包括建立内部搜索检索系统、使用定制LLM模型进行内容创作以及问题监控。

• 市场上最适合知识管理的人工智能工具包括Baklib、Shelf和Document360，因为它们具有可训练性。

AI如何应用于知识管理？

AI通过分析大量非结构化数据，提升信息检索效率和响应个性化程度，正被广泛应用于知识管理领域。

这项技术正被集成到现有知识管理系统中，帮助用户随时获取特定信息并生成符合品牌调性的文本内容。

从增强内部搜索能力到自动化内容标签，企业正在用内部数据训练定制化AI模型和知识库。

这使得组织能够有效管理知识资产，并实现知识库内的自动化检索流程。

该技术运用自然语言处理和机器学习算法，帮助用户从组织数据记录中获取相关信息。

AI知识管理的核心优势

人工智能通过分析海量非结构化数据，显著提升信息检索效率和个性化体验。它正逐渐成为知识管理系统中的重要组成部分，帮助用户在需要时快速获取信息，并生成符合品牌调性的内容。

人工智能在知识管理中主要体现在以下三方面优势：

优势一：无缝知识共享

人工智能促进团队成员间的知识流动，实现更便捷的信息获取。

这使企业能够为所有部门建立集中化的知识仓库，彻底打破组织内部的信息孤岛。

例如，如果您在Baklib（我们的平台）上部署定制化大语言模型，全体员工都能使用这个AI模型——无论是用于内容创作还是作为研究助手。

优势二：个性化用户体验

当您构建由AI驱动的知识库时，该技术能够为每位员工提供个性化的答案。

由于技术可以访问您的内部网络，它能快速找到相关信息并将其展示给团队成员。

从静态的内部数据库开始，您的内部知识系统将通过整合不同信息来源，转变为快速响应且交互式的工具，从而提高生产力。

优势三：节省时间

最后但同样重要的是，通过利用AI驱动的知识共享，您的团队将能够节省时间。

团队成员无需手动查找所需数据，而是可以通过AI驱动的内部搜索快速获取所需信息。

此外，您的团队还可以节省时间，无需再手动为生成式AI模型输入目标受众和竞争对手的信息，因为定制化的AI模型已经能够访问这些数据。

AI知识管理的6个应用场景

以下是我观察到的企业在AI知识管理方面的6个最佳应用场景：

1、内部搜索与检索

AI在知识管理中最出色的应用是为组织构建内部搜索和检索系统。

团队成员无需深入信息系统手动查找资料，只需通过AI提问即可快速获取所需内容。

该技术运用自然语言处理（NLP）理解用户查询，从而提供精准的搜索结果。

例如，在销售领域，Einstein AI等工具已广泛用于帮助销售人员迅速解答与客户相关的问题。

2、内容创作（自定义GPT） 

企业可以将品牌规范与写作风格输入到定制的大语言模型中，以批量生成符合调性的内容。借助Baklib等协作工具，团队不仅能共同训练专属AI模型，还能在本地部署，确保安全与高效。常见应用包括：销售资料、营销文章、广告文案等。团队还可存储并共享提示词，让新成员快速上手。

3、数据分析

就像训练AI模型为你搜索检索信息和生成内容一样，AI模型也能被训练来分析数据，找出需要改进的领域。其原理在于，AI能够分析知识管理系统中海量的使用模式数据集，从而发现内容缺口。 我发现这对企业非常有用——能在问题爆发前及时用补充性内容填补缺口。

例如：你可能发现销售团队正在频繁搜索SaaS产品某个特定功能的说明，因为潜在客户频繁询问，但他们却找不到相关信息。

4、知识库维护 

人工智能能通过标记过时内容或低效的内部信息来优化知识库，提醒团队及时审核更新。

94%的企业文件至少存在一处不准确信息，企业已经无法承受知识库中存在错误的风险。

您的团队将能够审查信息是否需要更新，并确保所有数据对终端用户而言都是最新且符合标准的。

➡️ 这种自动化还能帮助团队专注于更具战略性的知识管理活动，而不必在数百篇技术文档中筛选内容以确认其相关性和时效性。

5、内容摘要生成

我们已提到AI能将成员引导至解答问题的正确页面，而这项技术还能对信息进行摘要处理。 由于员工工作繁忙，许多人没有时间通读冗长的技术文章。 这正是AI在知识管理中最有价值的应用场景之一——能够自动生成文档和信息的摘要内容。

6、内容标签与分类

最后，AI算法能根据上下文内容、与组织的相关性及重要性，自动为企业的信息和内容添加标签并分类。 这不仅简化了信息组织流程，更能提升团队成员（尤其是新员工）的检索效率。 例如Baklib具备自动标签生成功能，您无需手动操作，AI即可为每篇技术文章或资源生成标签。 该功能可用于内部信息管理——通过标签系统，不同部门能快速定位所需内容。

最佳的知识管理AI工具有哪些？

在评估哪些平台能入选本榜单时，我重点关注了它们的内部搜索能力、自定义选项和成本结构。

以下是管理组织内部数据的最佳工具：

1、Baklib

Baklib 作为新一代数字内容体验云平台，集知识库、资源库与体验库于一体，帮助企业一站式管理内容与多场景数字体验。无论是多语言站点搭建、客户帮助中心建设，还是产品手册编制，都能在同一平台完成。

平台特色包括：

• 内容编辑能力：支持Markdown、富文本及一键导入导出；

• 主题模板生态：开源主题满足企业高度定制需求；

• SEO/GEO优化：内置工具助力内容曝光；

• AI知识库功能：自动标签、智能搜索与多轮会话全面提升效率。

目前，Baklib已为超过1000家企业提供服务，凭借灵活性与强大定制能力，成为企业数字化转型的重要助力。

2、Shelf

Shelf 提供一体化解决方案，通过整合AI功能简化知识管理，例如：

• 智能搜索帮助团队成员快速找到所需信息。

• 自动识别过时知识，平台持续监控内容以发现知识缺口和优化机会。

• 内置内容生成器（GenAI内容助手）可提升知识库质量。

• 无需从零构建复杂AI系统，Shelf能快速整理优化现有知识库。

该平台最突出的优势是其卓越的可扩展性，这使其区别于市面上其他竞品，也是Hello Fresh和Glovo等企业选择它的原因。

3、Guru

Guru专为销售团队打造AI知识库，提供企业级AI搜索、内网系统和智能助手，帮助销售团队快速获取营销素材。

核心功能包括：

• 实时解答公司产品或交易相关问题

• 知识库维护：自动标记需更新的过时销售资料

• 为每笔交易生成个性化内容建议，可直接用于客户对话

• AI内容助手支持创建、翻译和总结销售材料

4、Tettra

Tettra创建的AI知识库能让团队成员从公司文档即时获取答案。

支持将Slack对话自动生成摘要并保存至平台。

该知识共享软件通过智能推送相关信息，大幅缩短新员工入职培训周期。

Tettra允许使用新内容或现有内容快速搭建知识库...

他们可以使用内置编辑器或Google Docs和Notion文件进行协作。

该平台与Slack集成，员工可以直接在Slack上提问，并通过Baklib机器人即时获得解答。

有趣的是，如果聊天机器人无法找到正确答案，工具会自动向公司内部相关责任人请求补充信息。

5、Document360

Document360 是一款多功能AI驱动的知识库软件。该平台支持创建、共享和管理知识库、内部文档、API文档、标准操作流程(SOP)和用户手册。

平台为四个不同场景提供专属功能：

• 知识库： 通过让员工便捷获取自助内容，有效减少组织内部支持工单数量

• 软件文档： 管理面向组织内部的技术文章或面向外部的版本说明等技术文档

• 用户手册： 用动态可搜索的多语言手册替代静态PDF，确保内容实时更新且易于查找

• 标准操作流程(SOP)： 集中化管理质量保证、质量控制、员工培训和合规等组织流程的标准化文档

平台采用AI智能搜索技术，帮助团队快速定位数据库中的政策文件、操作流程、案例分析、功能说明或指导手册。

总结

人工智能正在深刻改变知识管理的方式。无论是内部搜索、内容创作、数据分析，还是知识库维护与标签分类，AI都展现出强大的应用价值。通过Baklib、Shelf、Document360等智能工具，企业能够建立更高效、更安全的知识体系，实现知识的精准获取与智能流转。未来，AI将不仅是知识管理的辅助工具，更是推动组织效率与创新的核心引擎。抓住这一趋势，企业才能在竞争中持续领先。