对于企业领导来说，文件外发管理常常陷入两难：

管得太严，审批流程层层卡住，业务部门怨声载道；

放得太松，外发操作随意，安全风险难以追踪；

即便员工有windows日志记录这种敏感操作，也埋在后台，没有精力天天翻查。

Curtain e-locker 提供的分级外发管理机制，正是从管理层角度出发：既能确保关键数据可控，又不会让管理变成负担。

三种外发场景，三种对应机制

1. 禁止外发：

对于没有外发需求的岗位（如财务、行政），管理员可以直接禁止他们将文件复制到指定的保护区外，比如不能复制到桌面、不能复制到邮件外发等等情况。员工即便尝试操作，也会被系统拦截，领导无需再额外盯人。员工只能在授信环境里处理资料。

2. 外发申请：敏感文件，逐一审批

涉及敏感资料的岗位（如法务、采购等），文件外发必须走"外发申请"流程：

员工填写表单，由领导审核外发文件与外发原因，通过允许才能够外发。

这样确保了敏感文件不会在领导不知情的情况下流出。

3. 复制出去表单：授权岗位，透明可查

对于部分经常需要对外协作的员工，可以启用"复制出去表单"功能：

员工每次外发时需填写表单（用途、接收方等）；

系统可以直接放行，不需要审批，避免拖慢效率；

同时，外发日志会自动记录，并可定期发送给主管审阅。

这意味着领导不必事事亲自审批，但仍能通过日志报表全面掌握外发情况，实现“效率与监督并行”。

管理层价值

分级治理：不同员工、不同文件，实行不同的外发策略。

关键环节可控：涉及敏感数据时，必须经过领导审批。

效率与透明并重：高效岗位无需审批，但每次操作都留痕。

自动监督：系统将外发日志定期推送给主管，领导无需翻查后台。

在信息安全要求日益严格的今天，管理层真正需要的，不是事无巨细亲自盯人，而是一套高效的分级机制：

该禁的，彻底禁止；

该管的，逐一审批；

该放的，自动记录、透明可查。

Curtain e-locker 将安全管理从低效的'人盯人'模式，升级为智能化的系统自治，让企业效率与安全兼得。